プライバシーポリシー（個人情報保護方針）

とす記帳代行サービス（以下「当サービス」）は、記帳代行・給与計算・請求書支払支援等の業務において、お客様の個人情報の適切な取扱いを最重要事項と位置づけ、「個人情報の保護に関する法律」（以下「個人情報保護法」）その他関係法令・指針を遵守し、安全管理に万全を期します。

1. 事業者情報

  • 名称：【屋号：とす記帳代行サービス.TK合同会社】
  • 住所：【〒841-0016 佐賀県鳥栖市田代外町６７８−３】
  • 代表者：【長岡 和敏】
  • 連絡先：【0942-84-6650／ tosukichou.tk.llc@gmail.com】

2. 取得する個人情報の範囲

当サービスは、以下の情報を必要な範囲で取得します。

  • お客様・ご担当者様の氏名、会社名、部署・役職、住所、電話番号、メールアドレス
  • 取引先マスター、請求書・領収書・見積書・契約書等に含まれる情報
  • 仕訳帳、総勘定元帳、試算表、決算書等の会計関連情報
  • 給与計算等に伴う従業員情報（氏名、住所、口座情報、勤怠、給与額、控除情報 等）
  • 請求・振込支援に伴う銀行口座情報、ネットバンキング情報の操作ログ（当社で保持が必要な範囲）
  • お問い合わせ内容、アクセスログ、Cookie等のオンライン識別子

※「個人番号（マイナンバー）」およびそれを含む「特定個人情報」については、番号法に基づき目的外利用の禁止・厳格管理・保存期間経過後の確実な廃棄を徹底します。

3. 利用目的

取得した個人情報は、以下の目的で利用します。

  1. 記帳代行、給与計算、請求書支払（振込）等、受託業務の遂行
  2. 業務遂行に必要なご連絡、確認、報告、請求・支払、契約管理
  3. サービスの品質向上・改善、新サービスのご案内、アンケートの実施
  4. お問い合わせへの対応、本人確認、各種記録の保全
  5. 法令等に基づく開示・提出、権利行使・義務履行

4. 取得方法

  • お客様からの直接提供（メール・フォーム・対面・オンラインストレージ等）
  • 委託元からの提供、業務用システム・クラウドサービスを通じた受領
  • ウェブサイト利用時のCookie等による自動取得（アクセス解析等、詳細は「外部送信について」を参照）

5. 第三者提供

当サービスは、次の場合を除き、個人データを第三者に提供しません。

  • 本人の同意がある場合
  • 法令に基づく場合
  • 人の生命・身体・財産の保護のために必要で、本人同意取得が困難な場合
  • 合併等の事業承継に伴う提供
  • 共同利用・委託に該当する場合（下記6・7）

提供の際は、個人情報保護法に基づく第三者提供記録の作成・保存を行います。

6. 委託

業務の一部を外部に委託する場合、委託先の選定基準・秘密保持契約・安全管理措置の確認等を行い、適切に監督します（例：クラウド会計、給与計算ソフト、データ送受信サービス、運送事業者等）。

7. 共同利用

必要に応じ、以下の範囲で共同利用を行うことがあります。

  • 共同利用する者の範囲：【例：提携税理士、公認会計士等】
  • 共同利用する目的：上記「3.利用目的」と同一
  • 共同利用する項目：氏名、連絡先、会計・給与関連情報 等のうち必要な範囲
  • 管理責任者：【TK合同会社 代表者氏名】

8. 安全管理措置

当サービスは、個人データの漏えい・滅失・毀損等を防止するため、以下の措置を講じます。

  • 組織的：取扱規程の整備、アクセス権限管理、委託先管理、点検・記録
  • 人的：従業者への誓約書取得、教育・研修、退職者の権限停止
  • 物理的：入退室管理、施錠管理、書類・媒体の保管・廃棄
  • 技術的：認証・アクセス制御、暗号化・パスワード管理、マルウェア対策、ログ取得
  • 外的環境：クラウド等の保管先が海外の場合、その国の個人情報保護制度を把握し、必要な措置を講じます。

9. 保有期間・廃棄

法令や契約・税務上の保存義務、業務上の必要期間を経過後、速やかに復元不可能な方法で廃棄・消去します。
（例：会計・税務資料は原則7年保存、マイナンバーは利用目的達成後速やかに廃棄）

10. 保有個人データの開示等

本人または代理人から、個人情報保護法に基づく開示・訂正・追加・削除・利用停止・第三者提供の停止のご請求を受けた場合、法令に従い適切に対応します。
請求先：本ポリシー末尾「お問い合わせ窓口」へご連絡ください。
※ご本人確認のため、所定の手続・手数料等をお願いする場合があります。

11. クッキー等の利用

当サービスは、利便性向上・アクセス解析等の目的でCookie等を使用する場合があります。Cookieはブラウザ設定で拒否できますが、機能の一部が利用できなくなることがあります。

12. 外部送信について（クッキー等／アクセス解析）

当ウェブサイトでは、以下の外部事業者に情報が送信される場合があります。送信先のプライバシー方針等をご確認ください。

送信先送信される情報の例利用目的送信の停止方法
Google LLC（Google Analytics）Cookie等の識別子、閲覧ページ、滞在時間、リファラ、端末情報、IPアドレス等サイト利用状況の分析、サービス改善ブラウザのCookie設定の無効化／Googleのオプトアウトアドオン
【必要に応じて追記：reCAPTCHA、広告配信、動画埋め込み等】【—】【—】【—】

※第三者への情報送信に関する詳細は、各社のポリシーをご参照ください。

13. 未成年の個人情報

保護者の同意が必要と判断される場合、同意取得の上で取り扱います。

14. 法令等の遵守・見直し

当サービスは、関連法令・ガイドライン等を遵守するとともに、本ポリシーを適宜見直し、改善します。重要な変更は当サイト上で告知します。

15. お問い合わせ窓口

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ・ご請求は、下記までお願いいたします。

  • 事業者名：【とす記帳代行サービス.TK合同会社】
  • 連絡先：【 tosukichou.tk.llc@gmail.com】／【0942-84-6650】
  • 受付時間：【平日 9:00–17:30（土日、祝日を除く）】

制定日：2025年8月21日
最終改定日：2025年8月21日